Inschrijvingen voor minderjarigen worden aanzien als ingediend door de ouder(s), voogd of verantwoordelijke.
Het insturen van een inschrijvingsformulier biedt geen enkele garantie dat het gekozen kamp nog beschikbaar is.
Indien het kamp wel beschikbaar is wordt dit via email bevestigd. Deze bevestiging is definitief en bindend. De klant kan een inschrijving tot 24u na het insturen van het formulier schriftelijk herroepen.
Inschrijvingen en alle daaropvolgende correspondentie gebeuren in het Nederlands.
Beeldmateriaal.
Beeldmateriaal genomen op vakantie kan worden gepubliceeerd op de website van PANDAvak of Facebook.
Indien er wat dit betreft problemen zijn, gelieve die duidelijk te noteren bij de inschrijvingsfiche.
Heb je na publicatie problemen met bepaalde foto’s op de website, laat het ons gerust weten en we halen die foto’s van onze website.
Deelnameprijs.
De basisdeelnameprijzen vermeld op de website zijn steeds volledig zodat deelnemers ter plaatse niet voor verrassingen komen te staan.
De deelnameprijs voor de kampen omvat telkens:
o volledig verblijf in vol pension
o permanente begeleiding door gediplomeerde begeleiders
o gebruik van infrastructuur en materiaal
o verzekering
Betaling van het deelnamegeld.
Nadat u uw kind(eren) heeft ingeschreven via website, ontvangt u binnen de 5 dagen een mail zodat je
weet dat je gegevens goed verstuurd zijn, samen met alle nodige info en betalingsgegevens.
Heb je deze niet ontvangen, kan u ons best contacteren of nogmaals proberen onderstaand formulier in te vullen.
Schrijf na ontvangst van die mail met betalingsgegevens binnen de 15 dagen het inschrijvingsgeld over.
Het niet betalen van het inschrijvingsgeld binnen de vijftien dagen zorgt ervoor dat de inschrijving automatisch vervalt. Hiervan wordt men via mail op de hoogte gebracht.
Wanneer de betaling gebeurd is, krijgt u binnen de 10 dagen een definitieve bevestiging van je inschrijving per mail. De plaats voor uw kind is pas definitief na storting van de deelnameprijs en ontvangst van deze inschrijvingsbevestiging. Vanaf het ogenblik dat u een bevestigingsmail ontvangt bent u definitief ingeschreven en dus ook gebonden aan de annuleringsvoorwaarden.
Annuleringen door de ouders.
Elke annulering, omwille van welke reden ook, dient schriftelijk te gebeuren (Post/mail) aan:
PANDAvak VZW
Robbe Van De Velde
Kleine Lievevrouwdreef 2
9990 Maldegem-Kleit
info@pandavak.be
De annuleringskost wordt berekend op basis van de poststempel of de verzenddatum van het e-mail bericht.
– Bij annulering tot 100 dagen vóór het verblijf, betaalt u 25 euro dossierkosten. Indien de ingeschrevene ervoor heeft gekozen om het inschrijvingsbedrag in schijven te betalen en tot het moment van annulatie minder dan €25 werd betaald aan de organisatie, betaalt de deelnemer aan PANDAvak het resterende bedrag tot €25. Indien het volledige inschrijvingsbedrag reeds werd betaald, wordt het gestorte bedrag volledig naar u teruggestort met uitzondering van deze 25 euro dossierkosten.
– Bij annulering tussen 100 dagen en 61 dagen voor het vertrek, krijgt u 50% van het inschrijvingsgeld teruggestort. Indien de ingeschrevene ervoor heeft gekozen om het inschrijvingsbedrag in schijven te betalen en tot het moment van annulatie minder dan 50% van het inschrijvingsbedrag werd betaald aan de organisatie, betaalt de deelnemer aan PANDAvak het resterende bedrag tot 50% procent van het inschrijvingsbedrag. Indien het volledige inschrijvingsbedrag reeds werd betaald, wordt 50% van het gestorte bedrag naar u teruggestort.
– Bij annulering bij minder dan 61 dagen vóór het vertrek, krijgt u 25% van het inschrijvingsgeld teruggestort. Indien de ingeschrevene ervoor heeft gekozen om het inschrijvingsbedrag in schijven te betalen en tot het moment van annulatie minder dan 75% van het inschrijvingsbedrag werd betaald aan de organisatie, betaalt de deelnemer aan PANDAvak het resterende bedrag tot 75% procent van het inschrijvingsbedrag. Indien het volledige inschrijvingsbedrag reeds werd betaald, wordt 25% van het gestorte bedrag naar u teruggestort.
De deelnemer die niet komt opdagen, geen annuleringsverzoek heeft ingediend en zich ook niet kan beroepen op de hierna opgesomde uitzonderingen, moet de volledige deelnameprijs betalen en krijgt bijgevolg niets teruggestort.
Uitzonderingen:
Er worden geen annuleringskosten aangerekend omwille van een hospitalisatie, tot veertien dagen voor het kamp met minimum één overnachting, van de ingeschrevene, waardoor deelname aan de vakantie onmogelijk is. Er worden geen annuleringskosten aangerekend bij sterfgevallen van een gezinslid of grootouders van de ingeschrevene, tot veertien dagen voor het kamp. Gelieve in deze gevallen een bewijs toe te voegen bij de annuleringsbrief. U betaalt geen annuleringskosten en het deelnamegeld wordt volledig teruggestort, met uitzondering van 25 euro dossierkosten.
Indien het kind bij buitenlandse vakanties annuleert op een moment dat reeds een vliegtuigticket besteld werd, wordt de kostprijs van het vliegtuigticket ten allen tijde aangerekend en heeft het kind geen recht tot terugbetaling van deze vliegtuigtickets. De kosptrijs van het vliegtuigticket wordt in dat geval afgetrokken van de bovenstaande terugbetalingen.
Verplaatsing inschrijving naar een andere vakantie.
Deelnemers die tot vijftien dagen na de bevestiging van hun inschrijving, alsnog hun inschrijving willen verplaatsen naar een ander kamp van PANDAvak, wordt de administratiekost aangerekend van €25. Een verplaatsing naar een ander kamp kan alleen binnen een zelfde kalenderjaar. Wanneer door grote opkomst de kampen snel volzet zijn, en PANDAvak met een nieuw kamp op de proppen komt, dat nog niet gekend was ten tijde van uw inschrijving, wordt geen extra dossierkosten aangerekend.
Annuleringen door PANDAvak.
PANDAvak vzw heeft het recht tot annulering zonder schadeloosstelling wanneer een verblijf niet kan doorgaan bij gebrek aan een voldoende aantal deelnemers of indien er voldoende ernstige elementen zijn die een normaal verloop voor het georganiseerde vakantie-initiatief in het gedrang kunnen brengen. Indien mogelijk, bieden wij u de kans om in te schrijven voor een ander kamp. Indien u daar niet mee akkoord gaat, zullen wij u het volledige inschrijvingsgeld terug betalen en worden geen dossierkosten aangerekend. In elk geval van annulering, gaan de organisatoren de verbintenis aan alle maatregelen te nemen die nodig zijn in het belang van de deelnemers.
Overmachtsregel
Bovenstaande is niet van toepassing bij een onvoorziene omstandigheid of overmacht. (BV. Covid-19). Volgens de Belgische wet is overmacht ‘een onoverkomelijk beletsel voor de nakoming van een verbintenis’. Het moet gaan om eenonvoorziene omstandigheid die buiten de controle van de uitvoerende partij ligt en die de nakoming van de verbintenis geheelonmogelijkmaakt.Hierbij wordt onder meer gedacht aan natuurrampen, oorlogen, epidemieën, stakingen, gevallen van overmacht of gebeurtenissen die buiten de invloedssfeer van de organisatoren vallen zoals contractbreuk vanwege hoteluitbaters of de vervoerders.Wanneer een kamp niet kan doorgaan door een beslissing die niet binnen de bevoegdheid van PANDAvak ligt, valt de annulatie niet onder 'annuleringen door PANDAvak' en is PANDAvak vzw bijgevolg niet verplicht tot de volledige terugbetaling van het reeds betaalde bedrag. Wanneer een kamp niet kan doorgaan door een oorzaak te wijten aan overmacht betaalt PANDAvak 90% van het totaalbedrag terug aan de ingeschrevene. Wanneer het totaalbedrag in schrijven wordt betaald en de ingeschrevene tot dan toe 10% van het inschrijvingsgeld heeft betaald, valt het binnen de rechten van PANDAvak vzw om deze 10% wegens overmacht af te houden. Een oorzaak te wijten aan Covid-19 kan onderstaande zijn:
-de regering heeft kampen voor de doelgroep verboden
-de eigenaar van de kampplaats heeft aanwezigheid op de kampplaats voor de doelgroep verboden
-er zijn door besmetting te weinig begeleiders om de veiligheid van de kinderen te garanderen
Wanneer een kamp wordt opgestart maar door een onvoorziene omstandigheid of overmacht. (BV. Covid-19-besmetting) vroegtijdig moet worden geannuleerd, behoudt PANDAvak het recht op overmacht en is geen terugbetaling van toepassing.
Medische gegevens.
De medische gegevens van de deelnemer worden volledig en correct ingevuld op het inschrijvingsformulier. PANDAVAK respecteert het medisch geheim en gaat discreet met deze gegevens om. De gegevens van uw kind zijn onderhevig aan de wet van de privacy en zullen uitsluitend gebruikt worden voor communicatieve doeleinden.
Indien er tijdens de vakantie toch wordt vastgesteld dat bepaalde gegevens ontbreken en/of niet correct werden ingevuld, behoudt PANDAvak zich, zonder hiervoor verantwoording verschuldigd te zijn, het recht voor de deelnemer uit te sluiten van verdere deelname aan het kamp. Het betaalde inschrijvingsgeld blijft in dat geval PANDAvak toekomen als schadevergoeding. Tevens is PANDAvak niet verantwoordelijk voor medische fouten gemaakt, ten gevolge van verkeerde of ontbrekende informatie op het medisch attest.
Vervoer
Voor binnenlandse vakanties en dagactiviteiten is er geen georganiseerd vervoer. Iedereen begeeft zich met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid naar de juiste locatie. Voor buitenlandse vakanties worden – tenzij anders vermeld – minibusjes- of ander vervoer voorzien. Indien een deelnemer met eigen vervoer naar een buitenlandse vakantielocatie wordt gebracht en/of de terugreis met eigen vervoer doet, gebeurt dit eveneens op eigen verantwoordelijkheid.
Vroegtijdige afreis of laattijdige aankomst.
In principe verwachten we dat iedereen de vakantie volledig meemaakt. Indien een deelnemer toch vroegtijdig het kamp verlaat, of pas later toekomt dan zijn de schriftelijke toelating van beide ouders of een attest over het hoederecht en voorlegging van de identiteitskaart vereist. Een vroegtijdig vertrek of een laattijdige aankomst kunnen in geen geval aanleiding geven tot een eis tot terugbetaling of enig ander recht. Een vroegtijdig vertrek of laattijdige aankomst is enkel toegestaan mits de onderbreking gebeurt om gegronde redenen (bv ziekte, ongeval, sterfgeval in de familie,…), gestaafd met schriftelijk bewijs.
Verblijf van minderjarigen in het buitenland
De vader, de moeder of de voogd van minderjarige deelnemers moeten een verklaring te ondertekenen waarin zij er zich mee akkoord verklaren dat hun kind(eren)/pleegkind(eren) aan het verblijf deelnemen en waarbij zij de organisatoren machtigen alle maatregelen te treffen in het belang van hun kind(eren)/pleegkind(eren). Deze verklaring kun je terugvinden via de gemeentelijke instanties.
Nodige documenten
Deelnemers aan PANDAvak kampen dienen volgende documenten mee te brengen:
o identiteitsbewijs indien reeds in bezit / KidsID
o eventuele belangrijke bijkomende of vertrouwelijke inlichtingen over bv medicatie, ziektes, enz...
Begeleiding
Voor de begeleiding van al onze vakantie-initiatieven doen wij een beroep op ervaren en gediplomeerde medewerkers (m/v):
Een kampverantwoordelijke of reisleider draagt steeds de uiteindelijke verantwoordelijke ter plaatse. Hij/zij zal dan ook, indien nodig, de gepaste maatregelen treffen in het belang van de deelnemers.
Waardevolle voorwerpen
Waardevolle voorwerpen zoals fototoestellen, iPod, GSM,… laat je thuis. PANDAvak vzw draagt geen verantwoordelijkheid voor schade aan persoonlijke goederen. Een ingeschrevene die materiaal beschadigt van de verblijfplaats of de organisatie dient de schade te vergoeden. Deze rekening kan achteraf door PANDAvak vzw aan de ingeschrevene worden bezorgd.
Uitsluiting
PANDAvak vzw behoudt zich het recht voor om deelnemers die de groepsgeest verstoren of zich schuldig maken aan verboden praktijken (bv. alcohol- of druggebruik) te schrappen van deelname aan alle verdere vakantie-initiatieven en op eigen kosten terug naar huis te sturen.
Klachten
Ondanks alle inspanningen en goede zorgen van PANDAvak vzw om de meest geslaagde vakantie-initiatieven te bieden, is het steeds mogelijk dat een deelnemer meent een gegronde klacht te hebben. Deze klacht en/of eventueel verzoek om terugbetaling van een niet verkregen dienst, dient schriftelijk te worden bezorgd aan PANDAvak vzw met bijvoeging van de nodige bewijsstukken, ten laatste 25 dagen na het einde van het kamp in kwestie.